L’organisation d’évènement n’est pas une chose donnée. Quoi qu’il en soit, il n’est pas toujours nécessaire de recourir à des professionnels pour organiser une soirée privée ou d’un événement du même genre, à petite échelle. On peut très bien le réaliser soi-même toutefois il faut préparer bien à l’avance certaines choses. Prévoir, c’est anticiper le futur. Si vous envisagez de réaliser une soirée à l’extérieur de votre domicile, il faut fixer en premier lieu la date. L’objectif de cet article est de vous fournir les conseils et astuces qu’il faut pour éviter une soirée ratée. Cela demande une rigueur quasi militaire qui demande de nombreux sacrifices.

Établir un calendrier d’activités :

Avant d’établir le calendrier, il faut énumérer la liste de toutes les activités qui devraient être effectuées. L’objectif de cette étape permet de trier et classer par ordre chronologique de réalisation.

La deuxième étape consiste à déterminer les dates de réalisation de chaque activité. Cette étape est très importante car le temps est une contrainte importante à considérer. Dans la mesure du possible, il faut détailler autant que possible, voire répartir les activités en sous-activités ou en tâches pour éviter que des étapes soient oubliées ou brûlées. Le calendrier est un document important qui va servir à identifier les besoins et les aléas. C’est à partir de là qu’on peut déterminer s’il faut procéder à l’achat d’une tente de réception ou non.

Identifier les besoins et les contraintes :

Pour procéder à l’identification des besoins et des contraintes. Il faut prendre chacune des activités et sous-activités établies dans le calendrier et procéder à l’identification des besoins. Pour s’y retrouver, il faut poser les bonnes questions :

  • Qui fait quoi ? et combien ? pour déterminer les ressources humaines.
  • Comment réaliser l’activité ? Quels sont les facteurs de blocage ou obstacles ? pour connaître les contraintes
  • Quels équipements ou matériels utilisé ? Est-ce qu’on les possède ? pour identifier les ressources matérielles.

Par exemple, si vous avez prévu dans votre activité le montage des tentes. Il est alors possible de déterminer s’il faut procéder par exemple à l’achat de tente ou non. Il permet également de connaître combien de personne faut-il pour faire le montage.

Concevoir le budget :

C’est l’une des parties les plus importantes car tout repose sur le budget à prévoir. L’étape d’identification des besoins et des contraintes permet de faire une évaluation de chaque élément. En prenant une activité très simple : l’établissement de la liste des invités. Elle permet de connaître le nombre de convives pour évaluer le montant de repas à allouer par personne. Elle permet également de savoir si les couverts disponibles sont suffisants ou s’il faut loyer ou en acheter. Le nombre de personne à inviter constitue une contrainte peut être liée au budget ou à l’espace.