Bien aménager son espace de réception

L’espace d’accueil ou la salle d’attente est le premier point de contact entre l’extérieur et votre entreprise. Pour vos clients ou vos collaborateurs, il se veut accueillant et chaleureux, tout en reflétant les activités et les valeurs de votre entreprise. Pour organiser cet espace de la meilleure des façons, voici quelques astuces.

1.Un espace adapté

Un espace de réception doit être suffisamment grand pour accueillir plusieurs personnes en même temps. Veillez donc à anticiper la fréquentation de cet endroit en fonction de la taille de votre entreprise et vos activités pour que la circulation et l’attente des personnes se fassent dans de bonnes conditions. Dans l’idéal, prévoyez plusieurs ouvertures vers l’extérieur pour que l’espace soit lumineux et agréable.

Par ailleurs pour remplir toutes ses fonctions, votre salle d’attente et de réception est l’endroit idéal pour véhiculer des informations relatives à votre entreprise : mettez à disposition des plaquettes sur votre société, des présentoirs avec des flyers, un écran mural ou des panneaux pour animer l’espace et informer vos visiteurs.

2.Une banque d’accueil

L’espace de réception dispose d’un poste de travail à part entière où un ou plusieurs employés sont chargés de l’accueil des visiteurs, des clients, des collaborateurs, des fournisseurs… La banque d’accueil occupe donc une position clé et doit être facilement repérable. Il s’agit d’un bureau plus ou moins compact assez large et muni d’un comptoir d’accueil surélevé.

Veillez à prévoir suffisamment de place à l’arrière de celle-ci afin que le poste de travail soit fonctionnel et adapté aux mouvements de la personne chargée de recevoir les visiteurs. Selon la configuration de votre pièce, vous pourrez choisir une banque d’accueil d’angle ou centrale. Il en existe de tous les styles chez Bruneau.

Un point de vigilance : la banque d’accueil doit toujours être parfaitement ordonnée ! Prévoyez donc de nombreux rangements fonctionnels à l’arrière du poste de travail ou plus discrets, sous le bureau, comme des meubles à tiroirs ou des caissons pour dossiers suspendus par exemple.

3.Misez sur le confort de vos visiteurs

Pour réussir l’aménagement de votre salle d’attente ou de réception choisissez un mobilier esthétique et de qualité. Commencez par choisir des sièges d’accueil confortables, ou bien des canapés. Côté pratique, préférez du mobilier avec des matières faciles à nettoyer et à entretenir pour une hygiène parfaite.

Prévoyez également des tables basses, des dessertes et des portemanteaux pour que vos visiteurs puissent être à leur aise sans se sentir encombrés par leurs affaires.

4. Une décoration à votre image

Votre espace de réception doit véhiculer une image forte quant à l’identité de votre entreprise. Pour cette raison, la décoration de votre pièce est très importante ! Jouez par exemple sur les couleurs de votre entreprise : accrochez son logo et sa devise, choisissez des éléments de décoration thématiques et directement liés à votre activité.

Le choix de matériaux naturels pour le sol et le mobilier permet de créer une atmosphère saine et de susciter un sentiment de confiance tout en favorisant la sérénité. Vous pouvez jouer sur les tons pastel avec des éclairages apaisants si vous optez pour des murs ou un mobilier très coloré par exemple.

Autre astuce, surtout si votre salle de réception est un peu étroite, installez un grand miroir sur un mur ou au plafond pour rendre l’espace plus grand.

La décoration est importante mais attention cependant à ne pas en faire trop, la sobriété reste de mise pour une ambiance chaleureuse et professionnelle !

5. Invitez un peu de nature…

N’hésitez pas à créer une atmosphère qui sorte du lot ! Vos visiteurs garderont ainsi un souvenir agréable de leur passage dans votre entreprise et leur temps d’attente passera d’autant plus rapidement. Votre salle d’accueil peut être facilement transformée grâce à des éléments de décoration naturels.

Disposez plusieurs plantes vertes, installez un élégant aquarium, un mur végétal ou une petite fontaine d’eau artificielle par exemple. Originaux, ces éléments de décoration seront un moyen de rendre l’atmosphère calme et sereine et de détendre vos clients ou vos collaborateurs avant leurs rendez-vous professionnels.

6. Proposez des services

Pour que la période d’attente soit agréable pour vos visiteurs, misez sur un système de chauffage et de climatisation performante. L’espace d’accueil est un lieu de passage où les portes s’ouvrent et se referment fréquemment. Pour cela, vous devez maîtriser la pièce à une température agréable, été comme hiver.
Placez un distributeur d’eau fraîche et une machine à café.

Ces petites attentions peuvent paraître simples, mais elles sont être très appréciées, notamment lorsque vos clients viennent de loin.Ensuite, mettez à disposition sur les tables basses ou dans des porte-revues des quotidiens de référence, des magazines professionnels ou des revues thématiques selon vos activités.

Vous pouvez également accrocher une télévision discrète à un mur pour rendre l’attente plus agréable.

Dernier point : n’oubliez pas le Wifi ! Vos visiteurs patientent plus sereinement s’ils peuvent utiliser leur Smartphone simplement.